Nasional

Sejarah Lahirnya dan Berkembangnya Unit Arsip IPB University Menjadi Rujukan Kearsipan Perguruan Tinggi Indonesia

Dr Drajat Martianto,
Dr Drajat Martianto,

BOGOR-KITA.com, BOGOR – Pengumpulan dokumen pada suatu institusi telah menjadi kebutuhan. Dibutuhkan lembaga khusus yang dapat melakukan pengarsipan data dengan baik dan benar sebagai salah satu alat untuk pengambilan keputusan serta penetapan kebijakan yang tepat.

Unit Arsip IPB University menjadi salah satu rujukan dalam pengelolan kearsipan perguruan tinggi di Indonesia. Hal ini mendorong Unit Arsip IPB University bersama dengan Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi (PAPTI) menyelenggarakan webinar dengan tajuk “Sejarah Lahirnya Unit Arsip IPB University dan Sejarah Perkembangannya” Sabtu (17/7/2021).

“Maksud dari pertemuan ini adalah untuk bertukar pikiran dan pengalaman antar anggota pengelola kearsipan. Mudah-mudahan nanti bisa saling sharing dengan lembaga kearsipan yang lain sehingga bisa menjadi inspirasi bagi instansi lainnya. Pertemuan ini diharapkan dapat menambah pengetahuan peserta untuk dapat membentuk lembaga kearsipan, mengelola dan lain sebagainya. Ini akan menjadi pembelajaran yang sangat baik, melihat perkembangan dinamika pengarsipan IPB University. Tentu ini akan menjadi pengalaman, pembelajaran dan best practice untuk teman lainnya,” ujar Prof Nandang AD, SH, MHum, Ketua Umum Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi (PAPTI)-Pakar Hukum Kearsipan.

Baca juga  Buron KPK Mantan Sekjen MA Terlacak 5 kali, Lolos Saat Hendak Ditangkap

Sementara itu, Dr Drajat Martianto, Wakil Rektor bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan IPB University mengungkapkan bahwa ada dinamika dalam penyusunan arsip di IPB University sampai akhirnya pada 2014 dibentuklah lembaga Unit Arsip IPB University.

“Selain belajar best practice kita juga perlu belajar future practices. Tantangan kita saat ini adalah menyimpan arsip yang banyak sehingga diperlukan suatu sistem agar kita bisa menemukan arsip yang dibutuhkan dalam waktu yang cepat. Lembaga pengarsipan di suatu institusi itu sangat penting terutama untuk menjaga dokumen yang memiliki nilai sejarah. Mari bersama kita belajar best practices dan future practices dalam menentukan kebijakan yang tepat untuk institusi kita,” tambahnya.

Baca juga  Liga Champions PSG vs Arsenal : Les Parisiens Diunggulkan, Hulu Ledak The Gunners Dipertanyakan

Arsiparis Ahli Madya IPB University, Ir Setyo Edy Susanto, MPdI menjelaskan bahwa periode sejarah Unit Arsip IPB University terdiri atas tiga periode. Yaitu periode 2008, 2014 dan 2021. Tahun 2008 merupakan masa perintis dimana unit arsip dimasukkan ke dalam bidang pengelolaan dan pengembangan arsip di perpustakaan. Pada 2014 berdirilah Unit Arsip IPB University (24 Januari 2014).

“Pada periode 2021 terdapat banyak pencapaian dari Unit Arsip IPB University. Salah satunya adalah lahirnya buku Sejarah Kelahiran IPB University yang rampung pada 2019,” ujarnya.

Untuk mencapai hal tersebut, strategi kearsipan yang diterapkan adalah dengan melakukan pengembangan Sumberdaya Manusia (SDM), pengembangan organisasi serta pengembangan pada pedoman dan infrastruktur.

Baca juga  Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah, Wapres: 40 Persen Alokasi untuk UMKM

“Untuk SDM, kita membentuk SDM yang terampil. Setelah SDM cukup mumpuni maka buat organisasinya. Kita menyiapkan lembaga kearsipannya selama enam tahun dan pedoman kearsipan serta infrastrukturnya sebagai kelengkapan. Saat ini IPB University sedang menyempurnakan pada fase ini. Hal ini untuk dapat menghasilkan sistem informasi kearsipan terintegrasi,” imbuhnya. [] Hari

Klik untuk berkomentar

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Terpopuler

To Top