BOGOR-KITA.com – Pentingnya pengelolaan kearsipan di Pemerintah Daerah membuat, DPRD Kota Banjarbaru melakukan kunjungan kerja ke Pemerintah Kota Bogor terkait Raperda Penyelenggaraan Kearsipan di Paseban Sri Bima, Balaikota Bogor, Jalan Ir. Juanda, Kota Bogor, Kamis (25/01/2018). Pemilihan Kota Bogor didasarkan karena Kota Bogor sudah memiliki Perda Kearsipan Nomor 7 Tahun 2012.
Ketua Pansus DPRD Banjarbaru Iriansyah Ganie mengatakan, sebagai kota pemekaran dari Kota Banjar 18 tahun lalu, Kota Banjarbaru baru merencanakan Raperda Penyelenggaraan Kearsipan. Perda tersebut dibutuhkan selain merupakan perintah dari Undang-undang juga sebagai payung hukum dalam implementasi kearsipan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Banjarbaru.
“Kami ingin melihat draft Perda Kota Bogor untuk disesuaikan di daerah kami. Selain belajar di Kota Bogor kami juga akan berkunjung ke Perpustakaan Nasional,” ujarnya.
Ia menuturkan, ada beberapa hal yang ingin diketahui terkait kearsipan yakni jumlah kebutuhan tenaga kerja kearsipan di Diskarpus dan di OPD lainnya. Dan apakah pengelolaan kearsipannya sudah menggunakan teknologi, mengingat pengelolaan arsip di Banjarbaru masih bersifat manual.
“Kami ingin bulan Februari Perda ini sudah bisa diparipurnakan DPRD karena kearsipan ini sifatnya wajib,” katanya.
Sekretaris Dinas (Sekdis) Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Bogor Moch. Encep Alimidi mengatakan, Perda Kearsipan di Kota Bogor sudah ada sejak 2012. Saat ini Pemerintah Kota (Pemkot) Bogor sedang menyelesaikan beberapa Perwali dari pelaksanaan Perda yang ada. Yakni Perwali terkait Kode Klasifikasi dan Perwali tentang Jadwal Retensi Arsip yang juga sedang digarap dan ditargetkan tahun ini selesai.
“Kalau tata naskah dinasnya sudah ada dibuat bagian organisasi. Dan untuk sekarang sampai perwali selesai kami memakai kode klasifikasi dari Kemendagri dan Provinsi Jabar,” ujarnya.
Ia menjelaskan, pengarsipan di Kota Bogor sudah otomasi menggunakan teknologi informasi dalam melakukan penataan kearsipan dan pengolahan kearsipan. Di mulai tahun ini akan ada dua versi pengarsipan yakni Offline dan Online.
Offline itu melakukan pemberkasan dari mulai surat masuk dan surat keluar yang dipisahkan untuk menghitung penyusutan. Sehingga siklus kearsipan di setiap OPD bisa terjadi dari mulai unit pengolah di bidang ke unit kearsipan di sekretariat sampai ke dinas kearsipan.
“Siklus ini yang sekarang kita bangun. Setelah itu arsip-arsip statis yang bersifat sejarah akan masuk ke dalam sistem onlinenya jadi bisa diakses masyarakat menggunakan password,” pungkasnya. []Admin
