Performance Planning sebagai Strategi dalam Mengefisiensikan Beban Kerja Karyawan
Oleh:
Lewina Blesmira*
Muh Muzakkir*
Yusuf Malada*
(*Mahasiswa IPB University)
BOGOR-KITA.com, BOGOR – Karyawan merupakan aset terpenting yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Oleh karena itu, sudah selayaknya perusahaan memperhatikan kondisi dari karyawannya. Perusahaan harus mampu memastikan keselamatan dan kebahagiaan para karyawannya sebab hal tersebut akan mempengaruhi kinerja dari karyawan, termasuk beban kerja yang dibebankan oleh perusahaan kepada karyawan. Beban kerja karyawan haruslah sesuai standar kerja agar tidak terjadi over capacity atau under capacity. Oleh sebab itu, diperlukan performance planning atau perencanaan kinerja yang baik agar beban kerja sesuai dengan standar kerja perusahaan. Untuk mengulas secara detail terkait beban kerja, kinerja, performance planning, hubungan antara beban kerja dan kinerja karyawan, serta masalah dan solusi mengatasi beban kerja yang berlebihan, simaklah penjelasan berikut ini.
Kinerja pegawai dalam organisasi mengarah kepada kemampuan pegawai dalam melaksanakan keseluruhan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Menurut Bacal (2001), perencanaan kinerja merupakan proses dimana pekerja dan manajer bekerja bersama merencanakan apa yang harus dilakukan pekerja dalam setahun mendatang, mendefinisikan dan merencanakan mengatasi hambatan dan saling pengertian tentang pekerjaan.
Perencanaan kinerja (performance planning) merupakan suatu hal yang penting bagi terselenggaranya manajemen kinerja (performance management) yang baik. Perencanaan kinerja merupakan hal yang penting karena mencakup fungsi, tugas, peran, serta menentukan standar kinerja dalam perusahaan. Beberapa manfaat dari perencanaan kinerja yaitu :
- Menentukan Tujuan yang Jelas dan Dapat Dicapai
Dengan menyusun performance planning akan membantu dalam menetapkan tujuan yang jelas, merealisasikan ekspektasi, mendiskusikan kemajuan perusahaan di masa depan serta dapat mencari solusi efektif untuk menyelesaikan setiap masalah.
- Menjadi Penghubung Kesenjangan
Hal ini dapat menjadi waktu yang tepat untuk memberitahu karyawan tentang pencapaian terbaru perusahaan serta menginfokan karyawan sudah sejauh mana kontribusi yang telah mereka berikan kepada perusahaan.
- Lebih Memahami Tentang Kebiasaan dalam Menetapkan Sasaran
Kunci dalam membantu karyawan meningkatkan keterampilan adalah dengan terus memberikan tantangan. Perencanaan kinerja reguler membantu menjaga semua orang pada pemikiran yang sama sehingga dapat mencapai tujuan sebagai sebuah tim.
- Mengukur Pencapaian Target
Pada akhir periode, seluruh pencapaian target kerja karyawan dapat diukur pada saat proses penilaian kinerja untuk mengukur pencapaian target kerja serta membantu karyawan untuk lebih meningkatkan kinerja agar bisa mencapai tujuan perusahaan.
Beban kerja menurut Permendagri No. 12 tahun 2008 adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu. Beban kerja setiap karyawan berbeda-beda tergantung dari jenis pekerjaan dan job description. Beban kerja yang dibebankan kepada karyawan dapat dikategorikan kedalam tiga kondisi, yaitu beban kerja yang sesuai standar, beban kerja yang terlalu tinggi (over capacity) dan beban kerja yang terlalu rendah (under capacity). Semakin tinggi beban kerja yang dimiliki seorang karyawan maka akan mempengaruhi kinerja dari karyawan tersebut.
Adanya permasalahan beban kerja karyawan yang berlebihan menimbulkan masalah tersendiri bagi perusahaan. Hal tersebut dikarenakan kinerja karyawan akan menurun yang disebabkan beban kerja yang ditanggung melebihi kemampuannya, dan nantinya akan berdampak pada kinerja perusahaan. Untuk dapat menyelaraskan beban kerja agar sesuai dengan standar, maka diperlukan perencanaan yang baik dan matang dalam menentukan beban kerja karyawan.
Dalam perusahaan, departemen human resources atau HR memiliki peranan yang penting dalam perencanaan kinerja bersama dengan pimpinan perusahaan. HR akan melakukan analisis beban kerja karyawan dan hasilnya akan di diskusikan bersama pimpinan
perusahaan untuk mencari solusi bersama agar dapat mengurangi beban kerja karyawan sehingga kinerja karyawan akan semakin baik dan tentunya akan berimplikasi terhadap kinerja perusahaan nantinya.
Perencanaan kinerja tersebut dilakukan setiap awal tahun dan di akhir tahun akan dievaluasi untuk mengetahui keefektifan strategi tersebut pada perusahaan. Perusahaan-perusahaan besar di dunia telah mengimplementasikan perencanaan kinerja dalam bisnisnya agar mampu mengurangi beban kerja karyawan dan mewujudkan work-life balanced.
Pimpinan atau manajer menelaah visi, misi, nilai-nilai dan tujuan atau sasaran unit kerjanya agar proses perencanaan kinerja karyawan atau pegawai dapat berlangsung dengan baik. Pimpinan diharapkan menelaah job description pada karyawannya dan mengembangkannya jika job description tersebut tidak sesuai dengan rencana kerja unit organisasi. Selain itu, karyawan atau pegawai juga harus memahami job description dengan baik agar dapat memberikan kontribusi terhadap tujuan organisasi.
Daftar Pustaka
Rolos, J. K., Sambul, S. A., & Rumawas, W. (2018). Pengaruh beban kerja terhadap kinerja karyawan pada PT. Asuransi Jiwasraya Cabang Manado Kota. Jurnal Administrasi BisniS (JAB), 6(004), 19-27.
Alam, R. N., Annisa, N., Albar, M., Ridwan, M., & Saputra, R. (2019). Perencanaan dan Penerapan Kinerja yang Dapat Mencapai Tujuan di Dalam Organisasi. https://www.researchgate.net/publication/330313540_PERENCANAAN_DAN_PENERAPA N_KINERJA_YANG_DAPAT_MENCAPAI_TUJUAN_DI_DALAM_ORGANISASI?channel= doi&linkId=5c387cca299bf12be3bed6a3&showFulltext=true
Irawati R, Carollina DA. 2017. Faktor yang mempengaruhi beban kerja. Inovbiz J Inov Bisnis.
5(1):51.
https://media.neliti.com/media/publications/236276-analisis-pengaruh-beban-kerja-terhada
p-k-9514b0dc.pdf.
Kalesi I. 2020. Workload management issues: Important red flags to look out for. Elorus., siap terbit. [diakses 2022 Okt 2]. https://blog.elorus.com/workload-management-issues/.
Subagya. 2016. Pengaruh Beban Kerja dan Lingkungan Kerja Terhadap Loyalitas Kerja Melalui Variabel Kepuasan Kerja. J Mebis (Manajemen dan Bisnis). 13(3):8–63.
Insight Talenta. 2022. Mengenal Perencanaan Kinerja: Komponen, Manfaat dan Cara
Mengelolanya. [diakses 2022 Okt 2]. https://www.talenta.co/blog/insight-talenta/mengenal-perencanaan-kinerja-komponen-manf aat-dan-cara-mengelolanya/#:~:text=Di%20dalam%20perusahaan%20perencanaan%20ki nerja,manajemen%20data%2C%20dan%20yang%20lainnya.
