Digitalisasi Data dan Informasi Kepegawaian Dinas Ketahanan Pangan Melalui Aplikasi SiKEPO
BOGOR-KITA.com, CIBINONG – Teknologi telah hadir untuk memberikan kemudahan termasuk kemudahan dalam melakukan pekerjaan kantor. Kemudahan ini diharapkan akan menjadikan kerja kantor menjadi lebih baik.
Bagi organisasi yang menghadapi era 4.0, solusi untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dokumen digital sangatlah dibutuhkan. Apalagi dengan adanya metode baru dalam digitalisasi data dan informasi kepegawaian yang terus berkembang dari waktu ke waktu, tentunya kita membutuhkan pengetahuan terbaru tentang langkah yang dibutuhkan dalam alih media konvensional tanpa adanya lagi penggunaan kertas sebagai media mencetak informasi yang dibutuhkan.
Elektronic Archive (e-Archive) yang artinya suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.
Pengelolaan data dan informasi kepegawaian pada aplikasi SiKEPO (Sistem Kepegawaian Online) merupakan kumpulan catatan dan dokumen kepegawaian dari setiap pegawai di Dinas Ketahanan Pangan Kabupaten Bogor yang memudahkan pegawainya untuk menyimpan dokumen tersebut secara digital.
Kepala Dinas Ketahan Pangan Kabupaten Bogor, drh. H. Soetrisno, MM menyampaikan bahwa aplikasi SiKEPO memudahkan setiap pegawai untuk mengakses dan memantau secara pribadi data kepegawaiannya setiap saat tanpa harus melalui penelusuran berkas secara konvensional. Hal yang berkaitan dengan kebutuhan administrasi pegawai seperti naik pangkat, pensiun dan lainnya dapat langsung diawasi oleh pegawai yang bersangkutan.
Soetrisno juga menambahkan bahwa apliakis ini membantu mengatasi masalah ketersedian SDM kepegawaian yang terbatas dan meminimalisasi risiko hilang, rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia karena tersimpan secara digital. Selain itu juga dapat mempermudah apabila kita membutuhkan dokumen tersebut karena dapat diakses dimana saja dan kapan saja dengan cepat dan mudah. Pembaharuan kepegawaian juga dapat dipantau oleh setiap pegawai.
Dengan pengelolaan data dan informasi kepegawaian secara digital maka proses titik temu kembali dapat dengan cepat dilakukan. Dukungan aplikasi SiKEPO dinilai sangat efektif dalam proses digitalisasi arsip termasuk proses penyimpanan, proses pencarian dan proses lainnya yang dilakukan dengan aplikasi tersebut.
