Kecamatan Megamendung Permudah Kelola Arsip dengan SIPSIPAN
BOGOR-KITA.com, MEGAMENDUNG – Pemerintah Kecamatan Megamendung mempunyai inovasi dalam pengelolaan kearsipan yang diberi nama SIPSIPAN (Sistem Aplikasi Arsip Berbasis Android).
Sebagaimana diketahui, kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya administrasi di lembaga pemerintah. Kegiatan utama bagi kearsipan yaitu melakukan penyimpanan informasi secara sistematis agar dapat terpelihara dengan baik dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Pengelolaan arsip dapat dikatakan baik apabila dalam penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan tepat dan cepat. Kegiatan pengelolaan arsip selalu berkembang sesuai dengan perkembangan zaman dan perkembangan tujuan organisasi. Salah satu faktor yang menyebabkan kegiatan pengelolaan arsip terus berkembang yaitu jumlah arsip yang juga terus bertambah tanpa diimbangi dengan pemeliharaan yang baik dapat menyebabkan pegawai mengalami kesulitan ketika akan menemukan kembali arsip. Dan kenyataannya tidak semua kantor melakukan pengelolaan arsip dengan baik.
Kantor Kecamatan Megamendung Kabupaten Bogor, menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan yang terdapat di kantor masih belum optimal pelaksanaannya.
“Belum optimalnya pengelolaan kearsipan ini dapat dilihat dari beberapa masalah seperti sulitnya penemuan kembali arsip yang akan dibutuhkan. Kadang perlu waktu lebih dari 30 menit untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan,”ujar Endi Rismawan, S.Sos, Camat Megamendung.
Endi Rismawan menyampaikan bahwa penanganan arsip selama ini seringkali tidak tertib seperti arsip ditumpuk tanpa dicatat terlebih dahulu, dan bertambahnya terus menerus arsip tanpa diikuti dengan penyusutan arsip.
Menyikapi masalah tersebut, Kecamatan Megamendung membuat terobosan dalam pengelolaan kearsipan yang diberi nama SIPSIPAN (Sistem Aplikasi Arsip Berbasis Android) yang bertujuan untuk dapat menjaga arsip dan mempermudah dalam proses pencarian arsip di Kecamatan Megamendung. [] Hari/IGA
