Bappedalitbang Terapkan Aplikasi CMS untuk Pengelolaan Surat Secepat Menjentikkan Jari
BOGOR-KITA.com, CIBINONG – Computer Mailing System (CMS) adalah sebuah aplikasi pengelolaan surat menyurat yang dalam hitungan detik (secepat menjentikkan jari) telah sampai kepada yang didisposisikannya secara berjenjang 1) kapanpun, 2) dimanapun, 3) hemat waktu, 4) hemat energi dan 5) hemat biaya.
Aplikasi ini menggantikan cara manual yang melalui tahapan panjang karena didisposisikan secara berjenjang, memerlukan energi karena harus diantar dan dicatat setiap jenjangnya serta memakan biaya karena memerlukan cukup banyak kertas disposisi dan buku pencatatan. Cara ini bermasalah ketika personal yang disisposisikan tidak berada di tempat atau dinas luar sehingga yang bersangkutan tidak mengetahui dan surat tersebut tidak dapat dilaksanakan.
Penerapan aplikasi CMS di Bappedalitbang Kabupaten Bogor sesuai amanat Inpres Nomor 3 Tahun 2003 tentang Penyelenggaran Tata Kelola Pemerintahan secara Elektronis di Indonesia, sejalan dengan Perpres No. 95/ 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dan Pergub Jawa Barat No. 13/ 2020 tentang Rencana Induk Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat Tahun 2019-2023 serta selaras dengan PP No. 38/2017 tentang Inovasi Daerah.
Menurut Sekretaris Bappedalitbang Kabupaten Bogor sekaligus inisiator inovasi CMS,Ir. Dadang Sofyan Iskandar, M.Si, bahwa aplikasi ini lahir atas dasar kebutuhan sehingga permasalahan personal yang tidak berada di tempat tidak lagi menjadi masalah dan sangat mudah dimanfaatkan baik menggunakan komputer ataupun android.
Dengan aplikasi CMS, surat akan sampai jam berapapun kepada yang didisposisikan, dimanapun berada, secepat menjentikkan jari sudah sampai kepada yang bersangkutan, tidak perlu diantar dan tidak memerlukan kertas-kertas disposisi dan pencatatan di buku. Bahkan agenda kegiatanpun langsung tersusun di aplikasi ini dan memudahkan untuk pelacakan surat. Surat fisik diarsipkan langsung berikut daftar isinya untuk memudahkan pencarian surat fisik. Surat ke luar pun dengan mudah diinput ke aplikasi ini dan langsung masuk ke menjadi bagian dari agenda kegiatan Bappedalitbang.
Suryanto Putra, Kepala Bappedalitbang menyampaikan bahwa inovasi ini membantu mengefektifkan kerapian pengarsipan surat dan lain-lain. Penugasan dan distribusi pekerjaan terkait dengan isi surat bisa dilakukan dengan cepat dan real time.
Hasil akhir yang diharapkan dengan penggunaan sistem ini akan menjadi solusi yang dapat membantu dalam pengelolaan dan pengaturan pengarsipan.
Pengembangan ke depan, bila aplikasi CMS diterapkan di semua Perangkat Daerah, Kecamatan bahkan Desa maka surat menyurat tidak lagi perlu diantar dan hanya sejentik jari sudah sampai kepada tujuan jam berapapun serta tanpa kertas sehingga akan menghemat waktu dan biaya. [] Hari/IGA
